保有個人データ又は第三者提供記録に関する取扱い
株式会社オービス（以下「当社」と言う。）は、業務の用に供して取得した個人情報を継続して保有管理する場合は、保有個人データとして取扱います。
保有個人データについては、利用目的の範囲を逸脱して個人情報を利用いたしません。
また、個人情報の取扱い管理は、個人情報保護法及びその他の法令、当社個人情報保護方針、更には個人情報マネジメントシステムで制定した社内規則に従い、適正な取扱いと管理を実施いたします。
当社の保有個人データ又は第三者提供記録の「利用目的の通知」、「開示」、「訂正、追加又は削除」、「利用の停止、消去又は第三者への提供の停止」（以下、開示等という。）に関して、以下の通り取扱います。
１．会社名
会社名：株式会社オービス
住 所：〒701-0165 岡山市北区大内田675番地 TELEPORT岡山
代表取締役社長 角田 直樹
２．個人情報保護管理者
総務部長 小西 邦彦 (連絡先 086-292-6123)
３．保有個人データの利用目的
当社が、継続して保有管理する保有個人データは、以下の利用目的で取扱います。
１）ユーザー担当者等登録情報の氏名、住所、電話番号、メールアドレスは、以下の目的で利用します。
- ご連絡のため
- 当社サービスのご案内、またお客様の継続的なサポートのため
- イベント等のご案内のため
２）当社の従業員情報の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、各種記録は、以下の目的で利用します。
- 雇用契約管理のため
- 従業員の人事労務管理のため
- 社会保険等各種法令に基づく事務手続きの管理情報また基礎情報として確認するため
３）当社に入社等を希望された求職者の個人情報の氏名、住所、電話番号は、以下の目的で利用します。
- 採用等の選考及び人事管理のため
４）当社退職者の個人情報の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、各種記録は、以下の目的で利用します。
- 社会保険等の各種資格喪失者の記録管理のため
- 退職者との連絡、また諸手続きのため
４．保有個人データの取扱いに関するお問合せ・苦情相談窓口
１）管理窓口責任者 総務部長
２）担当窓口 総務部総務課
３）連絡先 TEL：086-292-6123 , FAX： 086-292-3023
４）住所 〒701-0165 岡山市北区大内田675番地 TELEPORT岡山
５）受付時間 月曜日～金曜日 10:00～17:00 (祝日、年末年始休暇中を除く)
５．認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申し出先
弊社は、「個人情報の保護に関する法律」に基づく下記 認定個人情報保護団体の認定対象事業者となっております。（弊社のサービスに関する問い合わせ先ではございません）
１）認定個人情報保護団体の名称 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
２）苦情の解決の申し出先 個人情報保護苦情相談室
３）住所 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
４）電話番号 03-5860-7565、 0120-700-779
６．保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応ずる手順
当社が保有管理する「保有個人データ」の開示等に関する申請等の手続きを、以下の通り取扱います。
１）開示等の申し出先
開示等に関する要求先の受付は、上記保有個人データの取扱いに関するお問合せ苦情相談窓口で対応させていただきます。
２）開示等の要求書式
開示等をお求めになる場合の申請書式は、別途制定の「保有個人データ開示等請求書(兼)回答書」を作成の上、前項の受付窓口に提出下さい。
【注記】上のリンクよりPDFファイル(書式)をダウンロードしてご利用下さい。
３）開示等の求めに伴う本人等確認要領
①本人からの開示等の請求の場合
- 対面による受付
運転免許証、写真付きのマイナンバーカード、パスポート、健康保険の被保険者証のうちいずれかと住民票を持参していただき確認
- 郵送による受付
運転免許証、写真付きのマイナンバーカード、健康保険の被保険者証のうちいずれかのコピーと住民票を郵送していただき確認（本籍等、特定の機微個人情報については、マスキングをお願いします。）
②代理人からの開示等の請求の場合
持参または郵送による受付 【下記に示す書類を確認】
- 上記①の本人を証明するもの
- 代理人の本人を証明するもの（運転免許証、写真付きのマイナンバーカード、パスポート、健康保険の被保険者証のうちいずれかと住民票等）
- 任意代理人の場合は、委任者が実印を押印した委任状、印鑑証明書
- 法定代理人（未成年後見人）の場合は、選任決定書、登記事項証明書または戸籍謄本等、代理権を証明できるもの
- 法定代理人（成年後見人）の場合は、選任決定書または登記事項証明書等、代理権を証明できるもの
４）開示等の求めに応ずる手数料の取扱い
保有個人データの利用目的の通知、保有個人データ又は第三者提供記録の開示の場合のご請求に基づく開示事務の取扱いに対しましては１件（１回）につきまして、1,500円を徴収させていただきます。現金または口座振替をお願いします。
７．保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社は、保有個人データの安全管理措置として、以下の対策を講じ、従業者全員で順守している。
１）基本方針の策定
- 個人情報保護に関する基本方針の策定
２）個人データの取扱いに関する規律の整備
- 個人情報の「取得」「利用」「提供」等における取扱について、本人の権利確保と個人情報の保護を実践するために運用基準の策定
３）組織的安全管理措置
- 法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の対応、処置、報告等、体制の整備
- 個人データの取扱状況について、定期的な自己点検、内部監査の実施
４）人的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者への定期的な研修の実施
- 個人データの秘密保持に関する事項について、就業規則に記載
５）物理的安全管理措置
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限、個人データの閲覧の制限措置を実施
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、移送する個人データについては、個人データ秘匿化を実施
６）技術的安全管理措置
- 個人情報データベース等の取扱いは、担当者を限定し、アクセス制御を実施
- 個人データを取り扱う情報システムには、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
以上、当社の開示対象個人情報の開示等に対する取扱いにおいて、知り得る状態を確保するためのご案内とさせていただきます。
【制定改定履歴】
制定 2007年3月15日
改定 2023年6月27日
株式会社オービス
代表取締役社長 角田 直樹